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Reduction des coûts des systemes d'informations

Comment procéder à la réduction des coûts des systèmes d’information ?

La réduction des coûts des systèmes d’information de l’entreprise est une opération à laquelle il faut procéder avec l’aide d’un expert. Si vous souhaitez effectuer cette tâche, vous pouvez vous adresser à BMB Services qui mettra à votre disposition un expert pour un accompagnement personnalisé.


Pourquoi faire une réduction des coûts du système d’information ?


De nombreuses entreprises, notamment les très petites, les petites et les moyennes structures, ont du mal à faire face aux coûts des investissements et d’exploitation d’une infrastructure informatique adapté à leurs besoins et aux exigences de leurs activités. Une réduction des coûts des systèmes d’information qu’elles utilisent s’imposent parfois pour ne pas porter atteinte à leur budget.


Cette opération peut également aider la société à réaménager l’utilisation des fonds dont elle dispose pour investir dans d’autres éléments essentiels à son fonctionnement. Quelles que soient les raisons qui poussent à effectuer la réduction, il est toujours recommandé de vous faire accompagner par des professionnels afin de concevoir et de mettre en œuvre des stratégies adaptées en fonction de vos besoins et de vos objectifs.


Réduction des coûts des SI : une évaluation structurée


Le papier étant toujours bien présent dans les systèmes d’enregistrement (factures, devis, courriels…), le premier levier de réduction des coûts des systèmes d’information portera sur le stockage et la gestion des documents papiers. Pour cela, il faut procéder à la réduction du volume stocké (calendrier de conservation et conversion numérique) et à l’externalisation de la gestion auprès de spécialistes.


Le deuxième levier agira sur le système de recherche d’informations. C’est l’établissement d’un plan de classification et d’indexation devant être étendu à tous les types d’information (papier et numérique) y compris au calendrier de conservation pour réduire les volumes et gagner en efficacité en termes de recherche.


On pourra également jouer sur les coûts de protection de l’information (vol, destruction inopportune, amendes pour destruction inadéquate). En effet, parmi les risques, la non-conformité peut s’avérer très coûteuse. Pour l’éviter, il importe de veiller à la bonne utilisation du calendrier de conservation, à l’indexation et à l’accessibilité qui doit être contrôlée (autorisations). Les politiques et les procédures sont valables pour tout le personnel et enfin, il faudra procéder à des vérifications et des évaluations constantes.


Réduction des coûts des SI : l’externalisation comme levier


Parvenir à créer soi-même un système d’information adapté et efficace demande du temps, des compétences spécifiques et un investissement en machines, logiciels et locaux. Tout cela peut vite s’avérer très lourd.


L’externalisation constitue la solution idoine pour parvenir à une réduction significative des coûts. En effet, l’externalisation donne la possibilité de prévoir toutes les dépenses liées à l’informatique tout en apportant une protection accrue aux systèmes. Autre avantage de l’externalisation : le gain de temps réalisé par l’entreprise qui, en optant pour l’infogérance, peut se consacrer entièrement à son cœur de métier.


L’externalisation, une alternative aux avantages multiples


Quelle que soit la taille d’une structure, l’externalisation présente des avantages concurrentiels certains. Elle vous permettra tout d’abord une réduction des investissements en matériel informatique, une réponse immédiate aux fluctuations des besoins en matière de gestion informatique, de ne payer que la location de l’espace de stockage nécessaire avec le paiement à l’usage et des contrats modulables permettant de ne s’acquitter que des services nécessaires. Ensuite, elle permet de profiter de compétences spécialisées contribuant à améliorer les performances de l’organisation.


De plus, avec une société déjà bien implantée comme BMB Services, vous avez la garantie d’un système de traitement et de restitution de l’information éprouvé et adapté aux besoins de l’entreprise.